Dealerportaal laten maken: de klantcase van Protektis
Overweeg je een dealerportaal laten maken, dan zegt een algemeen verhaal minder dan één echt project. Daarom deze klantcase: hoe Protektis, specialist in brandwerende en rookwerende schermen, zijn dealerbestellingen uit de mailbox haalde met een CRM en beveiligd dealerportaal, gebouwd door VibeCodex. Welk probleem er lag, wat er gebouwd is, hoe de beveiliging in elkaar zit en wat het volgens Protektis zelf oplevert.
Wie is Protektis?
Protektis is specialist in brandwerende en rookwerende schermen: producten die je niet even online bij elkaar klikt, maar die via een netwerk van dealers hun weg naar projecten vinden. Dat dealermodel is efficiënt aan de verkoopkant, maar het betekent ook dat er continu verkeer heen en weer gaat tussen Protektis en zijn wederverkopers: bestellingen, accountgegevens, vragen over lopende orders.
Het probleem: dealerverkeer dat via de mailbox loopt
Zonder eigen omgeving voor dealers loopt dat verkeer standaard via mail en telefoon. Elke bestelling die per mail binnenkomt, moet iemand lezen, overtypen en bevestigen. Elke vraag over een order betekent opzoeken en terugmailen. Dat werkt, maar het schaalt niet: hoe meer dealers, hoe meer mailbox.
Het patroon is herkenbaar voor elk bedrijf dat met vaste afnemers werkt: het knelpunt zit niet in de verkoop, maar in de administratie eromheen.
Protektis wilde dat anders: dealers die zichzelf helpen, in een omgeving die van Protektis zelf is. Geen standaardpakket met maandlicenties dat half past, maar een systeem dat het eigen proces volgt. Waarom die afweging vaker richting maatwerk uitvalt, lees je in maatwerk software vs. standaard software.
De oplossing: één CRM met beveiligd dealerportaal
VibeCodex bouwde voor Protektis een volledig CRM-systeem met daaraan gekoppeld een beveiligd loginportaal voor dealers. De kern is simpel te beschrijven:
- Elke dealer heeft een eigen omgeving. Na het inloggen ziet een dealer uitsluitend zijn eigen data: zijn orders, zijn gegevens, zijn account. Niets van andere dealers.
- Dealers plaatsen zelf bestellingen. Een order gaat niet meer per mail naar een postvak, maar rechtstreeks het systeem in. Overtypen is verleden tijd, en daarmee ook de foutkans die daarbij hoort.
- Dealers beheren hun eigen account. Gegevens wijzigen doet de dealer zelf, op het moment dat het hem uitkomt.
- Protektis houdt het overzicht in het CRM. Alles wat dealers doen, komt op één plek samen in plaats van verspreid over mailboxen.
Wat een klant- of dealerportaal in het algemeen kan en wanneer het zich terugverdient, staat uitgebreid in klantportaal laten maken: wat levert het je op?
Hoe zit het technisch in elkaar?
Een portaal waar bedrijfsdata in staat, valt of staat met de beveiliging. Het Protektis-portaal is gebouwd op bewezen bouwstenen:
| Onderdeel | Invulling bij Protektis |
|---|---|
| Database | Supabase, volledig afgeschermd van buitenaf |
| Inloggen & rechten | Better Auth met rolgebaseerde toegang: elke dealer ziet alleen zijn eigen data |
| Verbindingen | Al het verkeer loopt via HTTPS |
| Wachtwoorden | Gehasht opgeslagen, nooit leesbaar in de database |
Die keuzes zijn niet exotisch, en dat is precies het punt. Voor beveiliging wil je geen experimenten, maar componenten die zich bewezen hebben en die elke ontwikkelaar kent. Dat sluit aan op een tweede uitgangspunt van VibeCodex: de code en de data zijn na oplevering van de klant. Protektis zit dus nergens aan vast.
Het resultaat volgens Protektis zelf
Het eerlijkste oordeel over een portaal komt niet van de bouwer, maar van de gebruiker. Dit zegt Protektis erover:
"Het dealer portaal werkt precies zoals wij het voor ogen hadden. Dealers loggen in op hun eigen omgeving, zien alleen hun eigen data en plaatsen zelf bestellingen. Scheelt ons dagelijks een hoop e-mailverkeer."
— Protektis
Let op wat er níet staat: geen percentages, geen "300% efficiënter". Wel het resultaat dat er in de praktijk toe doet: het dagelijkse mailverkeer is merkbaar afgenomen, omdat dealers zichzelf helpen. Dat is waar een portaal zich terugverdient — in uren, elke week opnieuw.
Het vervolg: ook de nieuwe website
Een goed lopend eerste project leidt vaak tot een tweede. Na het dealerportaal vroeg Protektis VibeCodex ook voor de nieuwe bedrijfswebsite. Daarop staat het volledige aanbod aan oplossingen en producten overzichtelijk bij elkaar, met een beveiligde dealer-login en een direct offerteformulier voor nieuwe aanvragen.
"Onze nieuwe website laat precies zien waar Protektis voor staat. Het volledige aanbod staat er overzichtelijk op, dealers loggen direct in en offerteaanvragen komen nu rechtstreeks via de site binnen."
— Michel Zaaijer, Protektis
Portaal en website versterken elkaar: de site brengt nieuwe aanvragen binnen, het portaal handelt het dagelijkse dealerverkeer af. Beide projecten staan in het portfolio van VibeCodex.
Wat kun jij hiervan meenemen?
De situatie van Protektis is niet uniek. Werk je met vaste klanten, dealers of wederverkopers die bestellen, vragen stellen en documenten opvragen via mail en telefoon, dan geldt dezelfde rekensom:
- Tel het terugkerende verkeer. Hoeveel bestellingen, statusvragen en gegevenswijzigingen verwerkt jouw team per week handmatig?
- Kijk waar het overtypen zit. Elke order die van mail naar systeem wordt overgetypt, is dubbel werk plus een foutkans.
- Begin bij de grootste stroom. Het portaal dat het meeste mailverkeer afvangt, verdient zich het snelst terug. Uitbreiden kan altijd, juist omdat de code van jou is.
- Stel de veiligheidsvragen vooraf. Wie ziet welke data? Waar staat de database? Hoe worden wachtwoorden opgeslagen? Een goede bouwer heeft daar direct antwoord op.
Benieuwd hoe zo'n traject stap voor stap verloopt, van eerste gesprek tot oplevering? Dat staat op de werkwijze-pagina. Meer over wat er mogelijk is, vind je bij maatwerk bedrijfssoftware.
Veelgestelde vragen over deze case
- Wat is een dealerportaal?
- Een dealerportaal is een afgeschermde online omgeving waar wederverkopers (dealers) met een eigen account inloggen. Elke dealer ziet alleen zijn eigen data, plaatst zelf bestellingen en beheert zijn eigen account. Bestellingen die eerst via mail of telefoon binnenkwamen, belanden zo direct in het systeem van de leverancier.
- Wat leverde het dealerportaal Protektis op?
- Volgens Protektis werkt het portaal precies zoals zij het voor ogen hadden: dealers loggen in op hun eigen omgeving, zien alleen hun eigen data en plaatsen zelf bestellingen. Dat scheelt het bedrijf naar eigen zeggen dagelijks een hoop e-mailverkeer, omdat orders en vragen niet meer via de mailbox lopen.
- Hoe is het dealerportaal van Protektis beveiligd?
- Het portaal is gebouwd op Supabase met rolgebaseerde toegang via Better Auth: elke dealer ziet uitsluitend zijn eigen data. Alle verbindingen lopen via HTTPS, wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en de database is volledig afgeschermd van buitenaf.
- Wat kost een dealerportaal laten maken?
- De prijs hangt af van het aantal functies, gebruikersrollen en koppelingen met bestaande systemen. Doordat portalen tegenwoordig met AI worden ontwikkeld, is de bouwtijd kort en ligt maatwerk ook binnen bereik van mkb-bedrijven. Bij VibeCodex krijg je vooraf een vaste totaalprijs en staat een eerste werkende versie meestal in 1 tot 3 weken.