Eén plek voor projecten, documentatie en instructies

De aanleiding

Technische documentatie stond verspreid: handleidingen bij de een, schema's bij de ander, wisselstukken in een map die niemand kon vinden. Monteurs belden de binnendienst voor documenten die er allang waren.

Tegelijk moest niet iedereen alles kunnen zien. Projectgegevens zijn voor de binnendienst, klantdocumenten zijn per klant, en een monteur mag lezen maar nooit verwijderen.

Wat er gebouwd is

Het portaal heeft drie onderdelen. Projekten houdt drie nummerreeksen bij — service, totaalprojecten en Protektis-projecten — elk met werkbonnummer, opdrachtgever, klant, uitvoeringsadres en de status van het materiaal. Zoeken kan op elk veld afzonderlijk of op alles tegelijk.

De kennisbank werkt als een verkenner: onbeperkt geneste mappen met broodkruimels. Een knop maakt een nieuwe fabrikant aan, inclusief de vaste submappen voor documentatie, handleidingen, montage, schema's en wisselstukken. Bestanden sleep je erin vanaf je pc, en in Chrome sleep je ze er ook zo weer uit naar een e-mail.

Rechten zitten op twee niveaus. Per map stelt de beheerder in wie mag lezen en wie mag bewerken, per functie of per persoon, en die rechten erven naar onderliggende mappen tot een submap eigen regels krijgt. Daarnaast kan één los document verder beperkt worden zonder er een aparte map voor te maken. Wie de map niet mag zien, krijgt via een documentregel nooit alsnog toegang.

Voor klanten is er een aparte kennisbank met hetzelfde mappenmodel, waarbij de beheerder per map bepaalt welke klanten meekijken.